Przeglądy kas fiskalnych

Przeglądów kas fiskalnych dokonywać należy co najmniej raz na dwa lata. Jest to obowiązek prawny, którego niewypełnienie wiąże się z dotkliwymi karami finansowymi. Przegląd techniczny kasy fiskalnej przeprowadzić może jedynie autoryzowany serwis kas fiskalnych.

Czy przegląd kasy fiskalnej jest obowiązkowy? Przegląd techniczny kas fiskalnych w świetle prawa

Każdy podatnik, który dokonuje sprzedaży rejestrowanej za pomocą kas fiskalnych, jest zobowiązany prawnie do dokonywania ich przeglądu co najmniej raz na 24 miesiące, w wielu sytuacjach jest to jednak konieczne częściej. Sam obowiązek przeglądu kas fiskalnych wynika z art. 111 ust. 3a pkt 4 i 11 Ustawy o VAT. Szczegółowy zakres obowiązków związanych z przeglądami kas fiskalnych, w tym ich terminy i przebieg, określa natomiast Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 (Dz. U. poz. 363) w sprawie kas rejestrujących. Obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej dotyczy wszystkich kas, które przeszły fiskalizację i nie zostały wyrejestrowane w sposób zgodny z obowiązującymi procedurami.

Osoby, które zawiesiły działalność gospodarczą, także zobowiązane są do przeglądów kas fiskalnych. Zawieszenie działalności gospodarczej sprawia wprawdzie, że dokonywanie sprzedaży za pomocą posiadanych kas fiskalnych nie jest możliwe – dokonywanie ich przeglądów nadal jednak jest obowiązkiem prawnym.

Obowiązek dokonania natychmiastowego przeglądu ciąży na podatnikach, którzy utracili (np. w wyniku ich kradzieży), a następnie odzyskali kasy. Bez dokonania przeglądu kasy po tego rodzaju zdarzeniu nie jest możliwe prawnie ponowne zastosowanie ich w ewidencjonowaniu sprzedaży.

Co ile przegląd kasy fiskalnej? 

Prawo nakłada obowiązek dokonywania przeglądu kasy fiskalnej co najmniej raz na 24 miesiące. W przypadku kas online termin ten liczony jest od momentu inicjacji procesu pamięci kasy fiskalnej – proces inicjacji kasy kończy wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji. W przypadku kas z zapisem papierowym lub elektronicznym kopii liczony jest on od jednokrotnej czynności inicjującej pracę modułu kasy.

Obowiązek przeglądu dotyczy wszystkich typów kas – tak kas online, jak i klasycznych sklepowych kas rejestrujących z papierowym lub elektronicznym zapisem oraz kas fiskalnych specjalistycznych. Częstszych niż wymagane ustawowo przeglądów należy dokonywać w sytuacji, gdy zachodzą do tego wyraźne przesłanki do skrócenia tego okresu, np. awaria kasy fiskalnej.

Zbyt późny przegląd kasy fiskalnej wiąże się z dotkliwymi sankcjami – skutkuje koniecznością zwrotu otrzymanego z Urzędu Skarbowego dofinansowania na zakup kasy oraz dodatkową karą finansową. W związku z powszechnością kas fiskalnych online, które przekazują do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) dane w czasie rzeczywistym, kara za opóźniony przegląd kasy fiskalnej jest w praktyce niemożliwa do uniknięcia.

W przypadku urządzeń fiskalnych dla taksówkarzy termin obowiązkowego przeglądu jest identyczny. Przeglądy przeprowadza się zgodnie z terminarzem legalizacji taksometrów, który określają przepisy o stosowaniu i kontroli metrologicznej taksometrów współpracujących z kasami fiskalnymi. Nie można ich jednak przeprowadzać rzadziej, niż raz na 25 miesięcy.

Serwis kas fiskalnych połączony z ich przeglądem konieczny bywa częściej, niż raz na dwa lata. Niezbędny jest nie tylko przy awariach i poważnych usterkach kas lub w związku z ich kradzieżami, ale także przy zwyczajnych zdarzeniach związanych z ich funkcjonowaniem, takich jak przepełnienie pamięci fiskalnej.

Autoryzowany serwis kasy fiskalnej – kto może zrobić przegląd kasy fiskalnej?

Przegląd kasy fiskalnej wykonać może wyłącznie uprawniony podmiot prowadzący serwis kas fiskalnych. Potwierdzeniem tych uprawnień są identyfikatory wydawane przez producentów kas, które wyszczególniają typy serwisowanych urządzeń. Zamiar dokonania przeglądu należy zgłosić zawczasu do podmiotu, który prowadzi serwis główny kas fiskalnych lub do podmiotu, który administruje serwisowanie kas.

Wyróżnia się więc dwa rodzaje uprawnionych do dokonywania przeglądów serwisantów. Podmiot główny prowadzący serwis kas to producent kas fiskalnych lub ich importer świadczący usługi serwisowania, a także podmiot, któremu serwisowanie kas przekazane zostało na podstawie umowy. Podmiot administrujący serwisowanie kas to natomiast autoryzowany serwis kas fiskalnych – autoryzacji do dokonywania przeglądów okresowych udziela mu podmiot główny.

Jak wygląda przegląd kasy fiskalnej?

Przegląd techniczny kasy fiskalnej to złożona operacja, która ma na celu zapewnienie jej pełnej sprawności przez co najmniej dwa lata. Czynności, które należy wykonać obowiązkowo w czasie przeglądu kasy fiskalnej, wymienia § 55 Rozporządzenia w Sprawie Kas, z reguły jednak ich zakres jest szerszy. Przegląd techniczny kas fiskalnych obejmuje m.in.:

  • stan plomb serwisowych kasy fiskalnej,
  • stan plomb modułów fiskalnych,
  • czytelność druków fiskalnych i niefiskalnych drukowanych przez kasę – autotest drukarki fiskalnej,
  • funkcjonowanie kasy w zakresie poprawności wystawianych dokumentów fiskalnych,
  • sprawdzenie stanu modułu fiskalnego, w tym liczników kasy i wersji oprogramowania,
  • stan akumulatorów i baterii wewnętrznego zasilania kasy,
  • poprawność działania zegara wewnętrznego kasy fiskalnej,
  • zgodność podzespołów kasy rejestrującej (po jej rozplombowaniu),
  • stan obudowy kasy fiskalnej,
  • poprawność działania wyświetlaczy i klawiatury,
  • sprawdzenie dotychczasowych zapisów w książce serwisowej kasy.

Szczegółowy zakres czynności zależy od rodzaju kasy fiskalnej. W przypadku kas fiskalnych zintegrowanych z taksometrami, wykonuje się całościowy przegląd stanu technicznego urządzenia. W przypadku kas mobilnych i kas online przegląd obejmuje także zastosowane systemy łączności z Internetem. Dokonanie wszystkich tych czynności umożliwia wykrycie wszelkich wad i usterek w funkcjonowaniu kasy fiskalnej, a następnie całościowy serwis kasy fiskalnej. Przegląd kasy fiskalnej połączyć warto także z drobnymi pracami serwisowymi, np. wymianą zużytych klawiatur.

Po zakończeniu przeglądu w przypadku kas online informacja o nim zapisywana jest w pamięci fiskalnej kasy. W przypadku zwykłych kas fiskalnych konieczny jest wpis do książki kasy. Związane z przeglądem kas fiskalnych dokumenty to również zalecenia pokontrolne oraz wydruk z pamięci kasy, który stanowi potwierdzenie jego dokonania.

Gdzie zrobić przegląd kasy fiskalnej?

Oferujemy Państwu przeglądy kas fiskalnych wszystkich modeli szeroko dostępnych na rynku polskim. Dotyczy to nie tylko kas zakupionych w naszym sklepie, a więc posprzedażowego serwisu kas fiskalnych. Jeśli nie są Państwo zadowoleni z usług poprzedniego serwisu, zmiana podmiotu wykonującego przeglądy kas fiskalnych jest łatwa i wymaga jedynie wystąpienia z odpowiednim wnioskiem do producenta kasy oraz zawiadomienia o tym fakcie właściwego Urzędu Skarbowego. Oferujemy również obowiązkowe przeglądy urządzeń fiskalnych przeznaczonych dla taksówkarzy. Zachęcamy więc do skorzystania z usług przeglądu kas i wszelkich usług serwisowych nie tylko naszych stałych klientów.

Shopping Cart